协同OA系统承上启下 信息化打造智慧办公

PUXIN 作者:puxin资讯组 来源:普信网 2012-02-29 [评论]

早在2000年,全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司Gartner(高德纳咨询公司)率先提出了“协同商务”的概念,使协同软件开始在我国逐步兴起。我国协同软件2002年走上了协同软件的准备和产品研发阶段,从2003年开始逐步推向市场、面向用户,从2004年底开始,我国协同软件的需求呈现出爆发性增长态势,用户对于协同软件的需求点,也逐步转向工作流管理,用户应用协同软件的目的,由沟通变成了“使团队协作工作节点有条不紊的推进”。

2005年,国内媒体就曾经乐观的估计“我国协同软件已经赶上甚至超越国际水平”。 在新经济时代,由于企业的商业体系越来越复杂,客户越来越分散,上、下游伙伴联系越来越紧密,而地理位置却分散在全球各地,并处于不同的时区。

用户选择协同软件的需求也发生了变化。一方面危机促使用户加强内部管理,以挖掘内部潜力,减少内部消耗,应对外部环境危机;另一方面,客户开始关注协同软件的核心应用,企业信息门户(EIP)、业务流程整合、知识管理及管理理念成了关注的重心。

然而,经过多年的市场涤荡,市场上现存的厂商仍有数百家之多,如何从众多OA(www.whir.net)厂商中选择一款适合自己的产品,我们需从以下几个角度进行分析:

信息迅速传达到所有目标人员

通过在协同管理软件中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限,所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

积累大量无形资产

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来,随时随地全球员工都可以共享,积累了最宝贵的资产。

迅速找到自己需要的文档、资料

通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果,资料,使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息,员工快速得到组织给予员工的帮助,得到自己需要的资料,不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等,依靠个人的协调能力获得资料。

流程得以规范,减少人为错误

使用协同办公管理软件可以梳理组织的流程,把流程的各种规则固化下来,让每个人按规定的流程规则运转,每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

流程运行速度与效率可以大大提高,减少协作工作成本

使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公,解决时间和空间的问题,实现事务处理“零响应”,每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题,办理完毕即刻进入下一办理人,实现流程在各个环节之间的零传递时间。

分析流程各环节办理效率

通过协同办公管理系统可以快速分析组织哪个环节办事效率高,哪个环节办事效率低,便于快速把脉哪个部位流通不畅,作出治疗方案。

用流程为纽带整合各个孤立的数据,实现全面的协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源,从而把各个既有的孤立的应用象PC的各种零部件一样接入这个总线,从而构成一个整合的企业业务系统。

掌握业务情况, 实现实时的管理监控

在OA办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料,查阅各种流程审批情况,查看下达的工作任务开展情况,办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况,办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。

领导可以有计划地安排时间,排除打扰,不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路

领导可以按自己的时间计划审批流程,查看下属工作情况,约见客户,避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

沟通成本更低、沟通方式更加丰富,沟通效率大大提高

通过协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界,员工可以通过邮件、即时通迅、论坛、短信多种方式进行沟通,并且以这些沟通方式为手段把信息推送给员工,沟通形式更加丰富,效率更高。

从而全面整合各个孤立的数据,大大节约时间,提高决策效率。

实现企业文化的建设

协同办公系统是新形势下企业文化建设的最好工具,因为协同办公系统是面向企业内部员工的常用的办公工具,比如已经在协同OA行业深耕细作了14年的万户OA产品--ezOFFICE中就设立了专门的栏目发布企业的文化理念体系、或经常性的在论坛中探讨企业文化,或将企业的简报通过ezOFFICE发布.....,这一切都形成一种无处不在,无时不在的文化氛围。

实现无纸化办公,节省纸张成本

利润是每个企业追求的最终目标,在产出相对固定的情况下如何减少成本也是利润最大化的重要方法,在日常的办公中发个通知需要发大量的文件到企业各部门,做个会议纪要需要发文件到很多相关人员,纸张无所不在,铺天盖地,您一定为每年高昂的办公成本发愁,而这些烦恼,OA办公系统统统为您解决——让通知,会议纪要通过系统自动下发,让生产订单通过系统自动流转,让工作汇报通过系统自动找您,让您的办公室不再堆满各种文件,大大节约您单位的纸张成本。

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